Sistema de Gestión Documental
El propósito principal de un Sistema de Gestión Documental es organizar, almacenar, y gestionar de manera eficiente los documentos electrónicos. Esto permite un acceso rápido, fácil y seguro a la información, además de optimizar procesos y aumentar la productividad.
En detalle, el DMS (DMS, Document Management System) tiene los siguientes propósitos: Organización y Almacenamiento:
El DMS proporciona una estructura para clasificar, organizar y guardar documentos de forma electrónica, evitando la dispersión de archivos en papel o diferentes dispositivos.
Acceso y Recuperación:
Facilita la búsqueda y recuperación de documentos de manera rápida y eficiente, incluso entre grandes volúmenes de información.
Seguridad y Control:
Implementa mecanismos de seguridad para controlar el acceso a documentos y garantizar su integridad, evitando la pérdida o alteración de datos.
Colaboración:
Permite a los usuarios compartir documentos y colaborar en la creación y edición de información, fomentando la comunicación y el trabajo en equipo.
Reducción de Costos:
Al reducir el uso de papel, el espacio de almacenamiento y el tiempo dedicado a tareas manuales, el DMS ayuda a las organizaciones a reducir sus costos operativos.